當前檔案管理存在的系列問題

1.檔案管理分散，沒有集中管理，不便查找

2.部分檔案歸檔不及時，造成檔案遺失

3.項目資料保存不完整，部分報批報建資料不齊全，部分批閱件原件查找困難

4.紙制資料存檔不便檢索，且容易丟失，造成追溯過程的中斷

5.在進行檔案借出及交還過程中，手續(xù)過于繁雜

6.檔案管理工作不夠專業(yè)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓

為了解決以上等問題，深圳斯邁爾電子有限公司研發(fā)了科學適用的檔案管理條碼應用系統(tǒng)，方便、順捷、高效的幫助政企部門做好檔案資料的管理。

系統(tǒng)概述

 檔案管理條碼應用系統(tǒng)是基于條碼技術、RFID（無線射頻自動識別）技術和現(xiàn)代化檔案精益管理思想開發(fā)出來的檔案管理條碼應用系統(tǒng)。

 實現(xiàn)自動化管理，有效地對檔案流程和空間進行管理，實現(xiàn)批次、單次管理，快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點。

 條碼技術與信息處理技術相結合，幫助我們合理地利用庫房空間。

 通過無線網(wǎng)絡運行數(shù)據(jù)采集記錄并跟蹤檔案的情況，對檔案的操作進行全面的控制和管理，提高企業(yè)的檔案管理能力。

強大的系統(tǒng)擴展性與基于.NET的開發(fā)技術，使該系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)的集成變得異常容易。能方便地按照客戶需求搭建相應的功能模塊。支持SQL Severy、Oracle、Sybase、DB2等關系型數(shù)據(jù)庫。

系統(tǒng)核心功能及架構圖

核心功能圖

系統(tǒng)架構圖

系統(tǒng)特色

 1.功能強大

具有一流的用戶界面和靈活而強大的功能設置，可任意增添修改登錄界面，更換數(shù)據(jù)庫，增加文件或檔案類型。

 2.獨立運行的具有接口功能的歸檔管理

系統(tǒng)C/S和B/S結構相結合，充分平衡系統(tǒng)易用性和安全性。不受用戶站點限制。可以實現(xiàn)集中存儲，集中應用的多樣式管理，與OA、PDM等系統(tǒng)接口形成文檔、科檔的一體化管理。

 3.安全可靠

系統(tǒng)內置了較強的安全控制體系，同時也可與各種安全系統(tǒng)集成，確保了用戶對安全性的要求，并經(jīng)過多年的完善和實際應用考驗，系統(tǒng)日臻完善。

 4.兼容性好

可根據(jù)用戶需要對項目進行二次開發(fā)，以滿足特定應用的特定需求。另一方面，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應用，可與各種新的應用系統(tǒng)環(huán)境進行集成。

 5.易學易用

系統(tǒng)有詳細的操作手冊和安裝說明，檔案管理操作人員只要閱讀手冊，就可輕松掌握該軟件的使用方法。系統(tǒng)提供了多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，支持多種電子文件的瀏覽和顯示為高水平的用戶提供了更廣泛的應用空間。

 6.標準規(guī)范

符合國家《CAD文件歸檔規(guī)范》和《檔案管理軟件功能要求》符合國家檔案局歸檔和分類規(guī)范。貼近各級檔案部門的實際工作，適用范圍廣。是真正專業(yè)而通用的檔案管理軟件。

 7.無線網(wǎng)絡

檔案管理條碼系統(tǒng)在檔案的標識采用條碼與無線射頻RFID等自動識別技術，在數(shù)據(jù)采集方面采用新的802.11B協(xié)議的可靠移動數(shù)據(jù)采集與計算技術。

 通過中間數(shù)據(jù)表、中間文件、Web service等方式，已和SAP、ORACLE、QAD易飛、易拓、金蝶、用友等國內外管理軟件實現(xiàn)無縫集成。

應用后產(chǎn)生效應及解決的問題

產(chǎn)生的效應

1.優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70%

2.減少檔案的丟失70%-

3.減少操作的錯誤率80%

4.增強檔案的追溯100%

5.減少工作量和工作時間50%

6.提高客戶服務水平

?系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達到100％。    

?系統(tǒng)采用C./S、B/S架構設計、運行效率高、安全穩(wěn)定、同時可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對接，達到全面的協(xié)同。

解決的問題

1.取消鍵盤按鍵輸入

2.快速進行檔案的借還交接、簡化手續(xù)

3.全面快速提取信息

4.減少取案、放案的錯誤發(fā)生

5.提供檔案的跟蹤與調控